Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại

Tạo thư mục hay rule trong Outlook sẽ giúp bạn phân loại, sắp xếp, quản lý email một cách gọn gàng, ngăn nắp và hiệu quả. Cùng theo dõi bài viết này để biết cách tạo thư mục trong Outlook và cách tạo rule tự động di chuyển, phân loại email nhé.

I. Lợi ích việc tạo thư mục và phân loại thư trong Outlook

Sắp xếp tất cả các thư được gửi từ một địa chỉ vào một thư mục.
Quản lý thư một cách hiệu quả theo từng thư mục riêng.
Tìm kiếm thư dễ dàng.

II. Cách tạo Folder trong Outlook

1. Tạo trên trang web

Bước 1: Mở trang web Outlook, tại danh sách menu ở bên trái giao diện, bạn hãy nhấn vào Tạo thư mục mới (New Folder).

Tạo thư mục mới

Bước 2: Nhập tên thư mục của bạn.

Nhập tên thư mục

Như vậy, bạn đã tạo thư mục thành công.

Tạo thư mục trên web Outlook

2. Tạo trên phần mềm

Bước 1: Nhấn chuột phải vào vị trí bạn muốn thêm thư mục ở danh sách menu bên trái > Nhấn vào New Folder.

Chọn New Folder

Bước 2: Nhập tên thư mục bạn muốn tạo.

Đặt tên thư mục

Như vậy, bạn đã tạo thư mục thành công.

Tạo thư mục thành công

III. Cách tạo Rule tự động di chuyển email bằng phần mềm

1. Hướng dẫn nhanh

Nhấn chuột phải vào email > Nhấn vào Rules > Chọn Create Rule > Chọn From, subject, send to > Chọn Move the item to folder > Chọn Select Folder
Chọn thư mục > Nhấn OK > Nhấn OK > Chọn Run this rule now on messages already in this current folder > Chọn OK.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nhấn chuột phải vào email của người gửi bạn muốn cài đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể > Nhấn vào Rules > Chọn Create Rule.

Chọn Create Rule

Bước 2: Tại đây, bạn hãy tạo rule tự động di chuyển mail khi thỏa mãn các điều kiện sau:

From: người gửi.
Subject contains: chủ đề chứa.
Send to: được gửi tới.

Tùy chọn thực hiện các tính năng bạn muốn:

Display in the new item alert windows: hiển thị trong cửa sổ cảnh báo mục mới.
Play a selected sound: phát âm thanh được chọn.
Move the item to folder: di chuyển tới thư mục.

Tại mục Move the item to folder, bạn hãy chọn Select Folder.

Tạo quy tắc phân loại thư

Bước 3: Chọn thư mục theo ý muốn của bạn > Nhấn OK.

Chọn thư mục

Bước 4: Tiếp tục nhấn OK.

Nhấn OK

Bước 5: Nếu bạn muốn chạy quy tắc với thư bạn đã nhận được, hãy chọn Run this rule now on messages already in this current folder > Chọn OK.

Chạy quy tắc cho mail cũ

Hộp thư của bạn đang được phân loại theo quy tắc đã tạo.

Hộp thư của bạn đang được phân loại

IV. Cách tạo Rule tự động chuyển email bằng trình duyệt web

1. Hướng dẫn nhanh

Mở Outlook trên web > Nhấn vào biểu tượng cài đặt > Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook > Bạn hãy chọn Thư > Chọn Quy tắc > Chọn Thêm quy tắc > Bạn hãy nhập tên quy tắc > Chọn thêm điều kiện > Thêm hành động > Nhấn vào Lưu để tạo quy tắc.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại giao diện chính của Outlook trên web, bạn hãy nhấn vào biểu tượng cài đặt (Settings) ở góc phải màn hình > Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook Settings).

Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook

Bước 2: Bạn hãy chọn Thư (Maill) > Chọn Quy tắc (Rule).

Chọn Quy tắc

Bước 3: Chọn Thêm quy tắc mới (Add new rule).

Chọn Thêm quy tắc

Bước 4: Bạn hãy nhập tên quy tắc (Name your rule).

Nhập tên quy tắc

Bước 5: Chọn thêm điều kiện (Add a condition) bạn muốn. Ví dụ bài viết này mình chọn điều kiện Từ (To).

Thêm điều kiện

Sau đó, thêm email người gửi. Bạn cũng có thể nhấn Thêm một điều kiện khác (Add another condition) để tạo quy tắc với nhiều điều kiện khác nhau.

Tạo nhiều điều kiện lọc

Bước 6: Tại mục Thêm hành động, tại đây bạn hãy chọn Di chuyển tới (Move to) và chọn thư mục > Nhấn vào Lưu để tạo quy tắc (Save).

Thêm hành động

Thêm quy tắc thành công!

Tạo quy tắc phân loại email thành công

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loại nhanh nhất, dễ dàng thực hiện. Hy vọng bài viết sẽ có ích với bạn. Chúc các bạn thành công!

Nguồn: https://support.microsoft.com

Xem thêm: